La Imperiosa Necesidad de toda Entidad Pública de Establecer y Aprobar una Política Institucional y de Procedimientos de Trabajo, para una Mejor Gestión Administrativa

El desarrollo y aplicación  de estos dos conceptos representa para un  Organismo cualquiera,  la seguridad   en un porcentaje muy alto,  que sus programas y metas concebidas en su creación, serán  cumplidos.

Al analizar estos temas nos damos cuenta que,  la gestión administrativa de las Entidades  se mueven en base  a las  normas o leyes aprobadas  para los Sistemas Administrativos  por Ley N° 29158 art. 46° que marcan,  la gestión de cada uno de ellos.

Esto se ve claramente en los Sistemas que son  más ligados a la Administración General de una Entidad como,  Recursos Humanos, Tesorería, Contabilidad y Abastecimientos  que por su complejidad   necesitan, de manuales guías que parten de las normas o leyes que se aprueban para éstos  sistemas,   que  faciliten la comprensión y aplicación al detalle  de  lo que establece la ley. como vamos a observar en la definición de  cada  título.

POLÍTICA  INSTITUCIONAL

Que es la  actitud  o expresión de la Autoridad competente de un Organismo  que  asume,  la responsabilidad  de conducción  del mismo,  bajo los parámetros  de las normas y leyes aprobadas  para éstos menesteres; haciéndolas más comprensibles o de fácil  aplicación, mediante directivas que emita para el efecto.

Por ejemplo.- Se lee en muchas Entidades lo siguiente:

• Reclamos en la ventanilla  01-182
• Las solicitudes del personal que laboran en la Institución Ventanilla-05;

Estando sujetos  todos éstos pasos u otros , a las  directivas que se den internamente en cualquier Institución,  como medio de orientar las formas de atención al interesado  de cualquier pedido  y  al personal  como medio  de comprensión  de las leyes  que se deben aplicar  en los  procesos que atienden diariamente.

Esto es,  lo razonable y organizado que debe pensar una Autoridad, desmenuzando las metas y programas que tiene que cumplir su Institución y traducirlas  en procesos que tienen  que practicar el personal   de la misma según las leyes de creación y de administración contenidas en las Directivas que se formulen;    agregando,  otras  referentes a seguridad, protocolos Internacionales o del gobierno de turno que también son tan importantes que necesitan  de directivas especiales por los efectos que pudieran  ocasionar.

Actualmente, en infinidad de Entidades que no aplican  su protocolo interno (Política Interna de la Autoridad competente  sancionada mediante Directivas), les está ocasionando problemas graves  a las  Autoridades (Falta de supervisión de cumplimiento de las mismas) en Salud, Educación y otros Ministerios que han estado comprometidos  en supuestos abusos de autoridad o de atención al ciudadano (Igual sucede en los Municipios  y  Gobiernos Regionales).

Por lo tanto,  es  imprescindible  no solamente establecer la política Institucional mediante Directivas que se cumplan; sino, supervisar constantemente la aplicación de las mismas, en favor del  público que acude a ella por diversas necesidades o razones y  de la misma Autoridad que se puede ver envuelta en problemas no deseados

PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

Admitamos, que  son  las  formas,  procesos, instructivos, guía detallada que describen los manuales  formulados  por una Entidad,  para  cumplir con  las funciones  administrativas   asignadas  a un trabajador,  haciéndolas  de fácil aplicación y de acuerdo a  ley;  convirtiéndose,  en tantos  Manuales  Normativos como  obligaciones funcionales y  administrativas  tenga una  Organización. 

La ley N° 27444 de Procedimientos  Administrativos,  contempla dentro de su  aprobación,  los conceptos arriba mencionados  y el ámbito de aplicación (Art. I);   estableciendo el contenido,  la finalidad y los principios   en que se basan  los procedimientos   que se aprueben  como régimen jurídico (Título I)  de los actos administrativos que según el art. 37º,  todas las Entidades del Sector Público deben elaborar y gestionar,  para  la aprobación  de su Texto Único de Procedimientos  Administrativos (TUPA),  el cual debe contener,  todos los procedimientos  que involucra los efectos de su creación; es decir,  las funciones que asumió desde ese momento, siendo aprobado por Decreto Supremo y publicada en el diario oficial El Peruano.

La actividad de control  del TUPA  la fija el art. 228-A de la ley que representa, la parte más importante de fiscalización   que verifica, el cumplimiento  de todos los procedimientos en cualquier fase; determinando,  lo que procede o no  en la acción tomada por los funcionarios o trabajadores de la Entidad o los Administrados; produciéndose  en éste momento,  el pronunciamiento de la parte fiscalizadora para determinar la acción a tomar según los resultados de la misma y de acuerdo a ley. El no hacerlo, representaría un caos para la misma (Lo vemos a cada momento).

CONCLUSIÓN:

Por las razones arriba expuestas para los conceptos de Política Institucional  y Manuales de Procedimientos es necesario,  que las Autoridades, Asesores  y profesionales de primer nivel  a cargo  de cualquier Entidad del Estado,  tomen nota del presente informe,  que los salvará  más  adelante de cualquier problema  que se pueda presentar en atenciones, trámites administrativos, o cualquier acción de función que corresponda a la Entidad a su cargo y  acabar en graves responsabilidades de cualquier tipo.

La Imperiosa Necesidad de toda Entidad Pública de Establecer y Aprobar una Política Institucional y de Procedimientos de Trabajo, para una Mejor Gestión Administrativa