Normas de control interno para una cultura de integridad, transparencia y responsabilidad en la función pública
RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA N° 123-2000-CG
Jesús María, 23 de junio de 2000
VISTOS; La Hoja de Recomendación N° 006-2000-CG/SEG de la Secretaría de Ética Gubernamental;
CONSIDERANDO:
Que, en ejercicio de la atribución conferida al Sistema Nacional de Control de formular los procedimientos a ser empleados en las entidades a fin de optimizar sus sistemas administrativos, de gestión y de control interno, fueran aprobadas mediante R.C. N° 072-98-CG, las Normas Técnicas de Control Interno, así como la establecida en el literal c) del Artículo 16 del Decreto Ley N° 26162 referente al establecimiento de procedimientos para rendición de cuentas oportuna de la gestión;
Que, la Contraloría General de la República en virtud de la revisión permanente de sus políticas y normativa técnica, ha considerado necesario modificar las Normas Técnicas de Control Interno a efecto de mantener un ambiente interno probo y transparente en la gestión pública, en aras de promover permanentemente una cultura de integridad, transparencia y responsabilidad en la función pública en concordancia con la normativa legal al respecto;
Que, este Organismo ha previsto la ejecución de un Programa de Trabajo, que enfatiza entre otras actividades, en la adecuación y modificación de las Normas Técnicas de Control Interno a fin de optimizar los sistemas de las entidades y homogeneizar con vigencia permanente, las líneas de acción respecto a las Normas de Control Interno;
En uso de las atribuciones establecidas por la Constitución Política, así como en los literales b) del Artículo 16 y literal c) del Artículo 24 de la Ley del Sistema Nacional de Control, D. Ley N° 26162.
Artículo 1°.- Adicionar al numeral 11, segundo párrafo, “Áreas de las Normas de Control Interno”, de la Introducción de las Normas de Control Interno para el Sector Público, aprobadas mediante R.C. N° 072-98-CG de 26.JUN.98., un último ítem, cuyo texto es el siguiente:
"11. Características:
(.....)
Áreas de las Normas de Control Interno:
(.....)
* Normas de Control Interno para una cultura de integridad, transparencia y responsabilidad en la función pública.”
Artículo 2°.- Adicionar al numeral 02 de la NTC N° 100 - 01 “Objetivos Generales de Control Interno”, de las Normas Técnicas de Control Interno aprobadas mediante R.C. N° 072-98-CG de 26.JUN.98., un último ítem, cuyo texto es el siguiente:
"100-01 OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO
(.....)
Comentario:
(...)
02 Los objetivos del control interno son los siguientes:
(.....)
- Promover una cultura de integridad, transparencia y responsabilidad en la función pública, cautelando el correcto desempeño de los funcionarios y servidores;”
Artículo 3°.- Adicionar la NTC N° 700 “Normas de Control Interno para una cultura de integridad, transparencia y responsabilidad en la función pública”, en las Normas Técnicas de Control Interno aprobadas mediante R.C. N° 072-98-CG de 26.JUN.98., conforme al texto siguiente:
700 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA UNA CULTURA DE INTEGRIDAD, TRANSPARENCIA Y RESPONSABILIDAD EN LA FUNCION PUBLICA.
Comentario:
La función pública, para desarrollarse en términos de integridad, transparencia y responsabilidad exige consolidar la conducta honesta de los funcionarios y servidores, en la cual prime el interés público sobre el particular, honrando la confianza que la ciudadanía ha puesto en las instituciones gubernamentales, así como del personal que laboran ellas.
Las diferentes autoridades de gobierno y la ciudadanía, necesitan información respecto al desarrollo de la gestión y el ejercicio de la función pública, para evaluar la integridad, el desempeño y el logro de los objetivos y metas institucionales, por lo cual les corresponde a los funcionarios y servidores en todos sus niveles, rendir cuenta de sus responsabilidades funcionales.
De acuerdo a ello, las entidades en el ejercicio de sus funciones deben velar por el cumplimiento de principios, normas y aspectos acordes con la probidad administrativa, tales como:
- Integridad, transparencia, orden y disciplina, objetividad, legalidad, derecho de petición e información de la ciudadanía.
- En la administración de personal cautelar el adecuado ingreso y cese en la función, optimizar la asignación de cargos y el rendimiento laboral, aplicar un sistema de reconocimiento de méritos y promociones, cautelar que el personal no incurra en prohibiciones e incompatibilidades funcionales; contar con un régimen de declaraciones juradas de bienes y rentas; contar con un registro de personal; un sistema de rotación de personal;
- Poner atención en actividades susceptibles de actos de corrupción, tales como contrataciones y adquisiciones, uso de los recursos públicos, procedimientos administrativos para autorizaciones, licencias y permisos, procedimientos para desplazamiento de personal, etc.
- Rendición de cuentas ante una autoridad superior y ante el público por los fondos o bienes del estado, y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado.
- El asesoramiento a través de la opinión o informe de quienes concurren a la formación de las decisiones de cualquier autoridad, funcionario o servidor público, debe ser ejercido conforme a la aptitud profesional o competencia funcional y en concordancia con los principios de legalidad, eficiencia, eficacia, economicidad y transparencia.
CONTENIDO:
700-01 Integridad y Valores Éticos
700-02 Responsabilidad
700-03 Contratación y Cese de Personal.
700-04 Prohibiciones e Incompatibilidades.
700-05 Declaraciones Juradas de Bienes y Rentas.
700-06 Contrataciones y adquisiciones de bienes, servicios u obras.
700-07 Transferencia de Gestión.
700-08 Asesoramiento especializado a las autoridades públicas.
700-09 Desplazamiento de personal.
700 - 01 INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS
La dirección debe promover la adopción de políticas que fomenten la integridad y los valores éticos en los funcionarios y servidores que contribuyan al desempeño eficaz, eficiente y diligente de las funciones asignadas, sancionándose cuando se incurran en desviaciones o irregularidades.
01. La integridad constituye una calidad de la persona que mantiene principios morales sólidos y vive en un marco de valores. La ética está conformada por valores morales que permite a la persona adoptar decisiones y tener un comportamiento correcto en las actividades que le corresponden cumplir en la entidad. El personal de la entidad debe desarrollar sus actividades con plena observancia de los preceptos antes anotados, los cuales deben formar parte de la política impartida por la alta dirección.
02. La dirección de la entidad debe dictar políticas que eviten la ocurrencia de comportamientos irregulares, así como mantener una barrera de contención ante tales actos a través de una actitud vigilante, la revisión de controles y el análisis de desviaciones a las políticas.
03. Los directivos, no sólo deben cautelar y motivar el cumplimiento de tales valores y principios de orden, moral, disciplina, honestidad, diligencia, rectitud en el trabajo que ejecuten los funcionarios y servidores, sino que están en la obligación de dar muestra de la observancia en el desempeño de la función pública.
04. Uno de los caminos más efectivos para transmitir un mensaje de comportamiento ético en la entidad es el buen ejemplo que deben brindar los responsables de la dirección y un compromiso contra cualquier acto de corrupción (compromiso o corrupción). Otro camino es establecer un Código de Conducta para los funcionarios y servidores. Este Código debe regular aspectos diversos, tales como: integridad, conflicto de intereses, pagos inapropiados, aceptación de obsequios o beneficios no autorizados, divulgación de información confidencial, y el pago o recepción de comisiones o, cualquier otro acto de corrupción.
05. Las tentaciones que viabilizan la participación de funcionarios y servidores en actos irregulares o ilegales pueden ser de diversa naturaleza; dentro de ellas pueden referirse: a) controles existentes que ofrecen una deficiente segregación de funciones en áreas sensitivas relacionadas con el manejo de recursos, o simplemente, los controles no existen, son débiles o no funcionan; b) desconcentración de decisiones que deja a la alta gerencia sin conocimiento de las acciones adoptadas por los niveles intermedios; c) sanciones disciplinarias benignas por comportamientos impropios, las cuales pierden su valor disuasivo; d) exoneración de responsabilidad por argumentos vanales, tales como exiguos ingresos, generalidad de conducta impropia, etc.; e) resistencia a practicar investigaciones objetivas o a recibir denuncias por actos impropios; f) ante la comisión de falta grave comprobada negociar una renuncia.
06. Corresponde a las entidades, mantener un sano ambiente de control que favorezca el cumplimiento de las disposiciones sobre integridad en la función pública, así como la implantación de un sistema interno de personal idóneo en materia de ingreso, evaluación, extinción laboral y sanción de personal, en los cuales se prevean procedimientos que eviten incurrir en actos de nepotismo, en otras prohibiciones e incompatibilidades, etc.
07. En el plan de trabajo de la entidad y en el reglamento interno de trabajo o el que haga sus veces se introduzca normas de incentivos, de revalorización de la ética en el trabajo, de reconocimientos y de capacitación para el personal, así como un severo régimen de sanciones para sus funcionarios y servidores.
08. Los directivos deben revisar permanentemente sus políticas, estrategias, sistemas y procedimientos a efecto de introducir reformas necesarias, así como vigilar continuamente sus operaciones y adoptar inmediatamente, las medidas de detección y sanción ante cualquier evidencia de acto en contrario a la integridad.
Asimismo, las autoridades deben aplicarse periódicamente una autoevaluación de su gestión a través de encuestas, a efecto de adoptarse las políticas y medidas que fuesen necesarias en mejora de la gestión.
09. Durante su labor diaria los funcionarios y servidores públicos tienen que actuar con diligencia, vale decir, cumplir con el servicio oportuno y con el debido cuidado que le impone su función, observando las normas éticas que regulan el accionar de las entidades públicas, para lo cual la entidad debe establecer en sus diversos niveles un programa de actividades y su correspondiente cronograma (mensual, trimestral, semestral o anual) a fin de medir el cumplimiento de las funciones y obligaciones del personal, así como las metas y objetivos institucionales.
10. El titular de la entidad debe establecer por escrito políticas que prohíban al personal, recibir, aparte de sus remuneraciones de ley, otros beneficios personales de terceros, por el desempeño de sus funciones, y/o recibir asignaciones por cargos no desempeñados; sancionando ejemplarmente a los responsables, que incurran en desviaciones a tales políticas. Estas sanciones deben ser publicadas señalándose los motivos, tanto a nivel interno como externo de la entidad.
700-02 RESPONDABILIDAD (ACCOUNTABILITY)
El Titular, los funcionarios y servidores deben rendir cuenta ante las autoridades competentes y ante el público por los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o por una misión u objetivo encomendado.
Comentario:
01. El titular, los funcionarios y los servidores públicos tienen el deber de desempeñar sus funciones con eficacia, economía, eficiencia, transparencia y licitud. Los titulares, servidores y funcionarios públicos tienen el deber permanente, personal e intransferible de dar cuenta del ejercicio de sus funciones, del cumplimientos de sus objetivos y de los bienes y recursos recibidos, según lo siguiente:
- todos ante sus superiores jerárquicos hasta el máximo nivel ejecutivo, por conducto regular,
- los máximos ejecutivos ante los cuerpos representativos que correspondan (concejo municipal, asamblea universitaria, etc.) ante las entidades que ejercen tuición sobre ellas (organismo rector, titular de sector, etc.) y ante los organismos reguladores que correspondan,
- los Titulares de todas las entidades ante el Poder Legislativo, y,
- todos ellos ante la sociedad.
02. Para un desempeño transparente de funciones los titulares, servidores y funcionarios públicos, deben:
- generar y transmitir expeditamente información útil, oportuna, pertinente, comprensible, confiable y verificable, a sus superiores jerárquicos, a las entidades que proveen los recursos con que trabajan y a cualquier otra persona que esté facultada para supervisar sus actividades;
- preservar y permitir en todo momento el acceso a esta información a sus superiores jerárquicos y a las personas encargadas tanto de realizar el control interno o externo posterior, como de verificar la eficacia y confiabilidad del sistema de información;
- difundir información antes, durante y después de la ejecución de sus actos a fin de procurar una comprensión básica por parte de la sociedad respecto a lo esencial de la asignación y uso de recursos, los principales resultados obtenidos y los factores de significación que influyeron en tales resultados;
- proporcionar la información ya procesada a toda persona individual o colectiva que la solicite;
Toda limitación o reserva de transparencia debe ser específica por cada clase de información y no general para la entidad o alguna de sus dependencias y estar expresamente establecida por ley, señalándose claramente ante qué instancia independiente y cómo debe responderse por actos reservados.
03. La responsabilidad financiera, es aquella obligación que asume una persona que maneja fondos o bienes públicos de responder ante su superior, sobre la manera como desempeñó sus funciones. Este concepto implica la preparación y publicación de un informe, generalmente, los estados financieros auditados en forma independiente o sobre otros asuntos por los que adquirió responsabilidad; por ejemplo, los contadores públicos son responsables, por el registro de las operaciones que involucran recursos, así como por la elaboración de los estados financieros de la entidad.
04. La responsabilidad gerencial, se refiere a las acciones de informar que realizan los funcionarios y empleados sobre como gastaron los fondos o manejaron los bienes públicos, sí lograron los objetivos previstos y, sí éstos, fueron cumplidos con eficiencia y economía. Esta forma de responsabilidad puede ser fortalecida por medio de una auditoria independiente o mediante la formulación y presentación de la memoria de la gestión de cada entidad.
05. El titular de la entidad publicará al inicio de cada año, su plan de trabajo institucional y su correspondiente balance de gestión del año anterior con los resultados obtenidos, este balance debe reflejar principalmente el avance de las metas, así como los recursos y fondos utilizados. Se informará a la Contraloría General de la República de la difusión de estos documentos y del medio utilizado para ello.
06. Los titulares, funcionarios y servidores públicos deberán emitir información confiable sobre: entrega de balances anuales (cuenta general), entrega de información al Sistema Integrado de Administración Financiera, entrega de información a la ciudadanía (según ordenamiento), rendición de recursos recibidos personalmente (viáticos, adelantos, etc.), entrega de información a sucesores.
Asimismo, debe interpretarse restrictivamente los casos de información reservada y exoneración de rendición de cuentas y en casos de dudas favorecer a la responsabilidad y a la transparencia, del mismo modo debe darse cumplimiento a las normas de que permitan la participación ciudadana, y ser receptivo al asesoramiento legal y presupuestal.
700-03 INGRESO Y CESE DE PERSONAL.
La entidad debe efectuar los procesos de contratación de personal, conforme a criterios de transparencia, objetividad, idoneidad y calificación. Asimismo, en los casos de cese de personal corresponde asegurar la continuidad del servicio.
Comentario:
01. La transparencia en el proceso de selección de personal, asegura el derecho de todos los ciudadanos de acceder en condiciones generales de igualdad a la función pública y captar personal calificado e idóneo, que permita mejorar la prestación de servicios y obtener una adecuada productividad.
02. El proceso de selección, debe considerar requisitos de formación, capacitación, experiencia y/o título profesional que guarden relación directa con las funciones inherentes al cargo vacante o materia de provisión.
03. En los procesos de selección, el postulante bajo Declaración Jurada, consignará información respecto a servicios prestados en alguna entidad pública o privada. Corresponde a la entidad, verificar las evaluaciones a que hubiera sido objeto el postulante, su desempeño, así como la razón de su retiro en la entidad donde hubiera laborado anteriormente.
Asimismo, el postulante informará bajo Declaración Jurada sobre parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad que laboren en la entidad. Corresponde a la entidad en este caso, cautelar que no se incurra en actos de nepotismo.
04. Es responsabilidad de la entidad, cuidar que los contratos por servicios no personales o locación de servicios, contengan elementos propios de esa modalidad contractual, evitando que bajo esta modalidad se pacten relaciones jurídicas de naturaleza laboral.
05. A la conclusión de los servicios, corresponde aplicar los mecanismos necesarios para asegurarse que el personal que deja la entidad, cumpla con efectuar la entrega de su cargo, requisito previo para la conclusión del servicio, a su inmediato superior, formalizada en un documento o acta o el informe final sobre el resultado de la labor encomendada, cuando se trate de servicios no personales, para una ordenada transferencia de funciones; presentar la Declaración Jurada de Bienes y Rentas que corresponda y, realizar todas las acciones necesarias a fin de prevenir que el personal saliente incurra en posterior conflicto de interés o emplee la información privilegiada a la cual ha tenido acceso durante sus servicios. En este último supuesto, resulta útil la Declaración de Compromiso que pueda formular el personal saliente, a que alude la NTC 700-04.
06. En las destituciones o despidos por falta grave, la Unidad de Personal o la que haga sus veces, deberá contar con un registro del personal que haya merecido esta sanción, a fin de ponerlo a disposición de las demás entidades públicas que requieran de dicha información, o de la autoridad competente, conforme a ley.
Asimismo, custodiará las Declaraciones de Compromiso formuladas por el personal saliente, a los efectos de proporcionar elementos para el control posterior.
07. Los directivos de las Unidades orgánicas competentes, en la celebración de contratos de trabajo y de servicios no personales o de locación de servicios, deben cumplir y hacer cumplir las políticas destinadas a prevenir, orientar y ejercer un efectivo control en torno al cumplimiento de las disposiciones relativas a la integridad y valores éticos en la administración pública (como por ejemplo nepotismo, prohibiciones e incompatibilidades, contratación de personal, presentación de declaraciones juradas de bienes y rentas, rotación de personal, etc.), así como aplicar las Normas Técnicas de Control Interno pertinentes.
08. Las remuneraciones, dietas, u otros que la ley disponga su publicidad, esta disposición debe ser interpretada en la forma más extensiva y amplia posible en aras del principio de transparencia que debe primar en toda decisión de la administración pública, es decir por ejemplo, publicación completa del documento, de cifras exactas, períodos, etc.
700-04 PROHIBICIONES E INCOMPATIBILIDADES FUNCIONALES
La dirección de las entidades deben implantar mecanismos para asegurar que el personal que capten, el que se encuentra en actividad, así como aquellos que dejan de pertenecer a la entidad, no incurran en las prohibiciones o incompatibilidades que propicien conflicto de intereses y actos contrarios a la integridad del servicio público.
Comentario:
01. La gestión pública para desarrollarse en términos de transparencia y en el logro de los objetivos y metas institucionales, exige consolidar el principio de integridad a través de una conducta funcional honesta previa, durante y posteriormente al desempeño del cargo, en el que prime el interés público sobre el particular.
02. El interés público se expresa en la satisfacción de necesidades colectivas, teniendo en cuenta la independencia en las decisiones adoptadas en el desempeño de las atribuciones y obligaciones funcionales, por lo que resulta necesario prevenir que algún interés privado del funcionario o servidor público interfiera en el debido cumplimiento de sus actividades, o den la apariencia razonable que han influido en ellas, incurriendo en un conflicto de intereses.
03. Un conflicto de intereses puede presentarse antes del ingreso al servicio público, durante el ejercicio de las funciones o luego del cese en el tránsito a otras actividades (públicas o privadas); y se derivan entre otros supuestos, de relaciones personales, económicas, de parentesco o por el uso indebido de información privilegiada que afecte la confianza en el servicio público.
04. Para evitar estos conflictos de intereses, se deben respetar los impedimentos e incompatibilidades destinados a prevenir que nadie logre beneficiarse a sí mismo o a terceros con información o conocimientos de índole privilegiada, o que se patrocinen intereses particulares en contravención al ejercicio del cargo, así como limitar, por ejemplo, que quien participa a nombre del Estado en un proceso de privatización pase luego a formar parte de la empresa ya privatizada o, que al dejar el cargo en una entidad reguladora asuma funciones en la empresa regulada, entre otros supuestos.
05. Asimismo, la Unidad de Personal o quien haga sus veces, deberá identificar al personal que por sus funciones o ubicación orgánica sea susceptible de incurrir en las prohibiciones e incompatibilidades establecidas en el ordenamiento jurídico vigente, a fin de aplicar políticas de prevención, orientación y control de la normativa sobre integridad en la función pública. Tal es el caso de, Titulares, directores, asesores, miembros de órganos colegiados de la entidad, miembros de comisiones con encargos del Estado vinculados a ésta, Procuradores Ad Hoc, entre otros.
06. Las medidas preventivas para la contratación de nuevo personal, personal en actividad y personal saliente, tienen la finalidad de asegurar un desempeño independiente y libre de interferencias e intereses que no sean los del servicio público. Entre otras acciones, es recomendable aplicar las siguientes medidas:
- Tomar conciencia y orientar con claridad al personal respecto al alcance de sus deberes y limitaciones derivadas de las prohibiciones e incompatibilidades establecidas en el ejercicio de sus funciones. Tal orientación incluye al personal directivo respecto a la prohibición de incurrir en actos de nepotismo, conflicto de intereses;
- Asesoramiento preventivo ante la ocurrencia de casos que generen duda de conflicto de intereses para una mayor transparencia de las relaciones de los agentes públicos;
- Sanas políticas de contratación de personal, bajo cualquier modalidad, que incluyan cláusulas de compromiso de observancia a las prohibiciones e incompatibilidades para el personal ingresante y en actividad.
Asimismo, declaraciones de compromiso al cese laboral, que evidencia que el personal saliente conoce las limitaciones e impedimentos para emplear información privilegiada a la que haya tenido acceso con ocasión de su labor, así como para laborar o prestar servicios en determinadas entidades del sector público o privado en razón a la incompatibilidad derivada de la vinculación de la entidad de origen y la posible entidad en tránsito, especialmente en los casos de Organismos Reguladores y Supervisores respecto a la entidades bajo su ámbito; Comité Ejecutivo de la Deuda Externa respecto a entidades financieras o de inversión con las cuales han realizado negociaciones; COPRI y CEPRIS respecto a empresas privatizadas o empresas que hayan recibido concesiones, etc.
- Los organismos reguladores, supervisores de tarifas públicas y prestación de servicios públicos y demás similares, respecto de entidades o empresas reguladas o supervisadas; COPRI y CEPRI(s) respecto de las empresas privatizadas o de las empresas que hayan recibido concesiones; el Comité de la Deuda Externa respecto de entidades financieras o de inversión con las cuales han realizado negociaciones, deben circularizar a las respectivas entidades bajo su ámbito, que el personal saliente ha suscrito compromiso de no incurrir en incompatibilidades, prohibiciones o impedimentos en su tránsito a otras entidades y éstas deben abstenerse de ofertar o recibir servicios directa o indirectamente, de dicho personal.
07. Asimismo, las entidades deben adoptar controles internos destinados a detectar y mejorar su gestión.
700-05 DECLARACIÓN JURADA DE BIENES Y RENTAS
La dirección de las entidades, deben cautelar que los funcionarios y servidores cumplan con presentar en forma oportuna y completa su Declaración Jurada de Bienes y Rentas de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
01. La Declaración Jurada de Bienes y Rentas es la manifestación escrita presentada por quienes administran, disponen, custodian, captan y en general, bajo cualquier título administran los bienes y recursos públicos, acerca de algunos aspectos de su condición patrimonial y financiera, comprometiendo su responsabilidad por las afirmaciones que realizan, en caso de eventual falsedad u omisión de información.
02. La Declaración Jurada de Bienes y Rentas debe ser reconocida en sí misma, como un instrumento eficaz preventivo de la corrupción a cualquier nivel, al brindar la oportunidad más directa para verificar si los funcionarios y servidores se están conduciendo con honestidad y que no utilizan el cargo para obtener beneficios económicos indebidos. Por ello, una política institucional que promueva la probidad y transparencia en la función pública, debe cautelar que todos los funcionarios y servidores cumplan con presentar ante el Área de Administración o la unidad orgánica que haga sus veces, dicha Declaración Jurada, al tomar posesión del cargo, cada dos años durante el ejercicio funcional y, al cesar en el mismo.
03. Un eficiente régimen de Declaración Jurada institucional debe considerar principalmente: mecanismos que permitan la verificación posterior de la información proporcionada; uniformidad en la información solicitada para todos los obligados a presentarla; revelar información idónea acerca del funcionario y de las unidades económicas a las cuales pertenece; sujetarse a la presunción de veracidad; y, contar con medios de exigencia para cautelar la calidad y oportunidad de su presentación.
04. Como una sana práctica de la administración pública, es recomendable que la información solicitada en los formatos de Declaración Jurada de Bienes y Rentas, tenga en cuenta las siguientes secciones:
* Datos personales.
* Ocupación actual en la entidad pública y ocupaciones anteriores, sea en entidades públicas o privadas.
* Datos sobre su unidad familiar y dependientes.
* Ingreso bruto, que incluye salarios, honorarios, comisiones, pagos por pensiones, compensación por tiempo de servicios, herencias o sucesiones, intereses, dividendos, premios, donaciones, producto de la renta de bienes muebles e inmuebles y, cualquier otro ingreso derivado de actividad profesional, ocupacional, empresarial, etc.
* Dinero en efectivo y cuentas por cobrar (créditos). Datos de su custodia (Bancos, entidades financieras, personal, etc.).
* Inversiones (acciones, bonos, opciones u otros) derivado de participación o interés económico en alguna empresa privada.
* Propiedades en bienes muebles e inmuebles (vehículos, pinturas, objetos de arte, antigüedades, colecciones, casas, etc.). Datos de su identificación, ubicación y valor estimado.
* Contratos o negocios con cualquier organismo público, realizados por el funcionario o servidor o algún miembro de su unidad familiar, directamente o a través de empresas privadas en las que él o su unidad familiar tengan participación o interés económico.
700-06 CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS.
La dirección de las entidades debe implantar mecanismos para asegurar que los procesos de contratación y adquisición se ajusten a la normativa de la materia y a los principios de transparencia y de integridad.
Comentario:
01. La transparencia en la contratación y adquisición, implica la obligación de las entidades de brindar información a la ciudadanía, respecto a la conducción de los procesos de selección así como respecto a la ejecución y resultado de las transacciones, a fin de brindar elementos para la evaluación de la gestión pública, a través de la publicidad de estas adquisiciones y contrataciones.
02. Las entidades deben implementar mecanismos para asegurar los principios que rigen la transparencia, moralidad, imparcialidad, la probidad y libre competencia en la contratación y adquisición de bienes, servicios y obras, entre otros:
* Establecer un registro de los precios de mercados de los bienes, servicios y obras que adquiere la entidad, a fin de establecer parámetros para las operaciones, previéndose el gasto público. En el mismo sentido, es recomendable el intercambio de información entre entidades públicas sobre proveedores, precios, bienes, etc.
* Las Bases Administrativas de todo proceso de contratación deben exigir la suscripción de Pactos de Integridad o compromiso de no soborno, entre la entidad y los máximos representantes de cada uno de los postores.
A través del Pacto de Integridad los postores recíprocamente reconocen la importancia de aplicar los principios que rigen los procesos de contratación; confirman que no han ofrecido u otorgado, ni ofrecerán u otorgarán, ya sea directa o indirectamente a través de terceros, ningún pago o beneficio indebido o cualquier otra ventaja inadecuada, a funcionario público alguno, o a sus familiares o socios comerciales, a fin de obtener o mantener el contrato objeto de licitación, concurso o adjudicación; y no haber celebrado o celebrar acuerdos formales o tácitos, entre los postores o con terceros, con el fin de establecer prácticas restrictivas de la libre competencia. El Pacto de integridad, a su vez contiene el compromiso de la entidad de evitar la extorsión y la aceptación de sobornos por parte de sus funcionarios.
El incumplimiento del pacto de integridad por los postores o contratistas generará inhabilitación para contratar con el Estado, sin perjuicio de las responsabilidades emergentes; y respecto de los funcionarios de las entidades, las sanciones derivadas de su régimen laboral.
* Ejercer debido control respecto a los impedimentos, inhabilidades y prohibiciones para ser postores, previstos en la ley de la materia. En tal sentido, se debe exigir a los postores, entre otros, una Declaración Jurada de no estar incluido en el registro de inhabilitados para contratar con el Estado y confirmar ante la entidad respectiva.
Asimismo, solicitar reportes a la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT), Oficina Nacional Previsional (ONP), ESSALUD, etc. sobre los proveedores.
* Publicidad de los Planes anuales de Adquisiciones y de los procesos adquisitivos tal como lo establece la norma, esta disposición debe ser interpretada en la forma más extensiva y amplía posible en aras de la transparencia que debe primar en toda contratación. De tal modo que, el plan anual de adquisiciones íntegro debe divulgarse dentro del fascículo de Normas Legales del Diario Oficial El Peruano; el proceso de adquisiciones incluso en la etapa de ejecución y liquidación de la contratación del bien, servicio u obra debe ser publicada, etc.
* El régimen de excepción a las licitaciones, concursos y subastas que limitan la libre competencia deben ser interpretadas restrictivamente, y en caso de acogerse a ellas motivarlas clara y suficientemente. En consecuencia, la exoneración por motivos de situación de urgencia no debe ser aplicada para subsanar una inadecuada planificación de adquisiciones.
* Las entidades deben orientar sus esfuerzos para lograr que las adquisiciones y contrataciones vía licitaciones y concursos sea la regla y que las adjudicaciones directas sin publicación o de menor cuantía la excepción. Para estos efectos, deben mejorar sus procedimientos de planificación de las adquisiciones y contrataciones anuales.
* En los casos que un proceso de selección sea declarado desierto, la entidad previo a las siguientes convocatorias, debe identificar las causas subyacentes que no hicieron posible la concurrencia de postores y adoptar los correctivos a que hubiere lugar; accionar que contribuirá a la transparencia, libre concurrencia y oportunidad de operaciones.
* La entidad debe velar que los postores participantes en los procesos de selección no respondan a intereses comunes (vinculación económica, comercial, accionistas en las otras empresas participantes, etc.), para lo cual pueden utilizar para verificación las diversas fuentes de información disponibles.
* Las entidades, a efecto de una mayor difusión de las convocatorias a los procesos de selección, deben publicitar las mismas por todos los medios de transmisión disponibles, siendo el mínimo lo que la ley exige.
* La unidad orgánica de administración o la que haga sus veces en la entidad, debe efectuar un balance anual con relación a las adquisiciones efectuadas por la entidad comparándose el presupuesto ejecutado según los procedimientos de libre concurrencia y cuales en vía excepción, a efecto de propender que la ejecución de las adquisiciones de la entidad respeten el régimen general de contrataciones.
700-07 TRANSFERENCIA DE GESTION
Las autoridades ejecutivas superiores de la entidades públicas o unidades orgánicas deben conducir, en su respectivo nivel y con la anticipación posible, procesos de transferencia ordenados, eficaces y documentados, para que las nuevas autoridades comprendan suficientemente la situación operativa y financiera de la entidad, garantizando la continuidad del servicio.
Comentario:
01. El momento de transferencia entre gestiones públicas que se suceden, en cualquier nivel gubernativo, debilita el ambiente de control interno de la entidad hasta que la nueva administración progresivamente se adapte o implemente sus propias medidas, lo cual, crea un espacio propicio para actos irregulares o disfunciones; a ello se agrega que, tales transferencias generalmente no permiten que la experiencia acumulada por la gestión saliente retroalimente a la nueva gestión. En tal sentido, corresponde que la entidades tomar acciones dirigidas a evitar tales situaciones y propiciar la continuidad del servicio.
02. En las transferencias de gestión de niveles directivos superiores, la entrega personal de cargo a la autoridad que le sucede en funciones o al inmediato superior, si se tratare de otros niveles de dirección, es la acción administrativa idónea para mostrar la voluntad de rendir cuentas y transmitir información para la continuidad del servicio, debiendo contener entre otros aspectos relevante, los siguientes:
* Principales proyectos en ejecución y de aquellos cuyo inicio hubiese sido previsto en corto plazo.
* Obligaciones de orden financiero o técnico.
* Estado de las operaciones de la entidad.
* Indicación de principales factores internos y externos que afectaron adversamente la gestión, para el logro de los objetivos y metas institucionales.
* Información sobre la administración financiera, patrimonial y personal de la entidad.
* Relación de los Informes de Control recibidos del Sistema Nacional de Control durante su gestión, y el grado alcanzado en la implantación de recomendaciones, incluyendo acciones judiciales que se hubiesen generado.
03. Asimismo, corresponde a la autoridad directiva superior y demás niveles de dirección, que suceden en las funciones, verificar la presentación por la autoridad saliente de su Declaración Jurada de Bienes y Rentas y la Declaración de Compromiso de no incurrir en su tránsito a otra entidad en conflicto de interés o empleo de información privilegiada a la cual ha tenido acceso durante sus servicios.
700-08 ASESORAMIENTO ESPECIALIZADO A LAS AUTORIDADES PUBLICAS
Quienes concurren a la formulación de las decisiones gubernamentales mediante sus informes u opiniones deben ser conscientes permanentemente que su función primordial es adoptar criterios para que las decisiones a ser adoptadas sean concordantes con la legalidad, la eficiencia, la eficacia, la economía y la transparencia.
Comentario:
01. Quienes concurren mediante sus opiniones o informes verbales, escritos o mediante visaciones, a la formación de las decisiones de cualquier autoridad, funcionario o servidor público deben ejercer estas tareas teniendo en cuenta que están obligados a asesorar permanentemente, de acuerdo a su aptitud profesional o competencia funcional, a fin que las decisiones gubernamentales se encuentren ajustadas rigurosamente a la legalidad, eficiencia, eficacia, economicidad y transparencia.
02. Tienen como deberes esenciales: el de veracidad (por el cual su opinión se sustentará en datos e informaciones verdaderos y comprobables), el compromiso con la probidad (por el cual asesorarán para generar decisiones honestas y actitudes transparentes), la imparcialidad técnica (por el cual su opinión debe reflejar los principios de su especialidad o profesión), y el deber de lealtad con los intereses permanentes del servicio público y por el cual debe considerar para todos sus efectos como cliente al servicio público atendido por la entidad, diferenciándola de las administraciones temporales a cargo de su dirección y gerencia.
03. Cuando se formulen opiniones o informes debe fundamentarse sucintamente la opinión, estableciendo siempre conclusiones expresas y claras sobre todas las cuestiones planteadas o que surjan de los antecedentes en conocimiento, y recomendar concretamente los cursos de acción a seguir. En tal sentido, debe evitarse formulas generales, evasivas o abstenciones de opinión que no sean fundadas en la falta de competencia para opinar sobre el asunto.
04. Son ejemplos de actitudes adecuadas a la presente norma, por parte de quienes asesoran a la autoridad gubernamental:
- Revelar pronta y claramente de cualquier caso de conflicto de intereses en el cual se encontrare.
- Manifestar con claridad y en forma completa las posibles desviaciones que identifique, sugiriendo las acciones necesarias para su corrección.
- Indicar soluciones y posibles alternativas de acción, señalando sus pros y contras, siempre dentro de la corrección.
- Abstenerse de emitir opiniones o informes convalidantes sobre decisiones ya ejecutadas.
- Mantener un tratamiento uniforme para informar frente a casos iguales.
- Transparentar las motivaciones que sustentan las decisiones a adoptarse y cautelar que la finalidad de la actuación se encuentre dentro de los límites de las facultades concedidas y concuerde con los objetivos del acto que realiza, más aún si se tratare de actos discrecionales.
- Evitar generalizar las soluciones de excepcionalidad y evacuar interpretaciones que satisfagan necesidades personales.
700-09 DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL
Las acciones que implican desplazamiento del personal (rotación, destaque, traslado, reubicación y otras) deben responder a necesidades institucionales, debidamente justificadas, dado que constituye una práctica sana de control interno.
Comentario
01. El desplazamiento del personal, incluye un conjunto de acciones que están orientadas a ampliar sus conocimientos y experiencias, con el objeto de fortalecer la gestión institucional.
02. La rotación de personal es la acción regular dentro de períodos preestablecidos, que conlleva al desplazamiento de los servidores y funcionarios a nuevos cargos, con el propósito de ampliar sus conocimientos, disminuir errores y evitar existencia de personal indispensable. La rotación, cuando es muy frecuente, puede afectar la operatividad interna de la entidad, sino se adoptan adecuadas medidas para su racionalización.
03. En los casos de personal que tenga a su cargo la administración o disposición de fondos y/o bienes públicos, es conveniente que esta rotación en el cargo se efectúe cada dos (2) años, como práctica sana de control interno, a fin de favorecer un ambiente de control interno probo, así como de evitar riesgos previsibles.
04. Las permutas, destaques, traslados, reubicaciones y otras acciones de personal, deben responder a necesidades institucionales, y estar debidamente justificado.
700-10 REGISTRO DE PERSONAL
La unidad orgánica de personal en la entidad debe implantar y actualizar permanentemente un registro de personal activo, renunciante, cesado, excedente, destituido, despedido, inhabilitado u otros casos similares, a efecto de contar y brindar información segura y confiable.
1. Toda entidad debe brindar información que se solicite con relación al vínculo laboral o contractual de su personal en su calidad de activo, de renunciante, cesado, excedente, destituido, despedido, inhabilitado u otros casos similares, como una sana práctica de control interno y en concordancia con lo establecido en el D.S. N° 052-98-PCM.
2. Es importante mantener un registro de personal actualizado que contenga como mínimo los siguientes datos:
* Nombres y apellidos.
* Domicilio actualizado o último domicilio.
* Cargo o plaza que desempeña.
* Régimen laboral.
* Fecha de ingreso.
* Profesión u ocupación.
* Área o dependencia en las que trabaja.
* Centro de trabajo anterior y cargos desempeñados.
*. Entidades o empresas donde prestó sus servicios anteriormente.
*. Actividades externas que realiza.
* Fecha de término de la relación laboral y causa:
- Renuncia
- Destitución
- Cese definitivo
- Excedencia
- Despido
- Inhabilitación
- U otros similares
Para casos de destitución, cese definitivo, despido, inhabilitación (administrativa y/o judicial) u otros similares, señalar las razones de apartamiento. En la inhabilitación señalar el período de la sanción impuesta.
RESOLUCION DE CONTRALORIA N° 123-2000-CG (DEROGADA)
Normas de control interno para una cultura de integridad, transparencia y responsabilidad en la función pública (Dada 23-06-2000) Dejada sin efecto por el Artículo Segundo de la Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, publicada el 03-11-2006.
