Establecen disposiciones relativas al uso del documento denominado “Planilla Electrónica”

DECRETO SUPREMO N° 018-2007-TR

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

CONSIDERANDO:

Que el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo - MTPE es el ente rector en materia de trabajo y de empleo, que entre otras acciones normativas, regula la forma en que se podrán llevar las planillas de pago del régimen laboral de la actividad privada; e igualmente es competente para requerir información en materia de empleo y seguridad social en el sector público y privado;

Que, asimismo, según el inciso d) del artículo 4° de la Ley N° 27711 el mencionado ente tiene como finalidad, entre otras, supervisar, mediante la inspección del trabajo, el cumplimiento de las normas laborales de los regímenes laborales privado y público, y desde el subsector empleo establecer sistemas de generación de información en materia de empleo, formación profesional y protección social;

Que, de otro lado, un aspecto sustancial en la modernización del Estado es la innovación tecnológica como factor clave para el fortalecimiento de la actuación institucional, la mejora del servicio público y la reducción de los costos de transacción originados por los diversos procedimientos administrativos existentes;

Que, en consideración a ello, a fin de reducir los costos en que incurren los empleadores en el llevado de sus planillas en las formas previstas por el Decreto Supremo N° 001-98-TR, administrar con mayor eficiencia la información contenida en dichos documentos, y optimizar la fiscalización laboral, se ha estimado conveniente establecer el llevado de un documento denominado “Planilla Electrónica” a través de medios electrónicos; que entre otras finalidades, reemplace a las planillas llevadas a través de los medios convencionales;

Que, en el marco de la reforma de la administración pública, la Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General contempla la figura del encargo de gestión, a través del cual la realización de actividades de carácter material, técnico o de servicios de competencia de un órgano puede ser encargada a otros órganos o entidades por razones de eficacia, o cuando la encargada posea los medios idóneos para su desempeño por sí misma;

Que, en atención a ello, y considerando que en la actualidad, la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria – SUNAT cuenta con una infraestructura informática que, entre otros, garantiza la seguridad y confidencialidad de la presentación de las declaraciones tributarias a través de medios electrónicos, se ha estimado conveniente encargar a dicha entidad la recepción del documento denominado “Planilla Electrónica”, de forma tal que, entre otros, se garantice la seguridad y confidencialidad de la presentación de dicho documento; y,

En uso de las facultades conferidas por el numeral 8) del artículo 118° de la Constitución Política del Perú;

DECRETA:

Artículo 1°.- Definiciones

Para efecto de la presente norma se entenderá por:

1. Empleador: Toda persona natural, empresa unipersonal, persona jurídica, sociedad irregular o de hecho, cooperativa de trabajadores, institución privada, entidad del sector público nacional inclusive a las que se refiere  el Texto Único Actualizado de las Normas que rigen la obligación de determinadas entidades del Sector Público de proporcionar información sobre sus adquisiciones, aprobado por el Decreto Supremo N° 027-2001-PCM y normas modificatorias, o cualquier otro ente colectivo, que remuneren a cambio de un servicio prestado bajo relación de subordinación.

   Adicionalmente, para efecto de la Planilla Electrónica, el término Empleador abarca a aquellos que:

   1. Paguen pensiones de jubilación, cesantía, invalidez y sobrevivencia u otra pensión, cualquiera fuere el régimen legal al cual se encuentre sujeto.
   2. Contraten a un prestador de servicios, en los términos definidos en el presente Decreto Supremo.
   3. Contraten a un prestador de servicios – modalidad formativa, en los términos definidos en el presente Decreto Supremo.
   4. Realicen las aportaciones de salud, por las personas incorporadas como asegurados regulares al Régimen Contributivo de la Seguridad Social en Salud, por mandato de una ley especial.
   5. Reciben, por destaque o desplazamiento, los servicios del personal de terceros.
2. Trabajador: Persona natural que presta servicios a un empleador bajo relación de subordinación, sujeto a cualquier régimen laboral, cualquiera sea la modalidad del contrato de trabajo. En el caso de sector público, abarca a todo trabajador, servidor o funcionario público, bajo cualquier régimen laboral.

   Está también comprendido en la presente definición el socio trabajador de una cooperativa de trabajadores.

3. Pensionista: Quien percibe pensión de jubilación, cesantía, invalidez y sobrevivencia, u otra pensión, cualquiera fuere el régimen legal al cual se encuentre sujeto.
4. Prestador de Servicios: Personas naturales que:
   1. Prestan servicios a un empleador sin relación de subordinación, sujeto a cualquier régimen legal, cualquiera sea la modalidad del contrato de prestación de servicios, y que perciba o tenga derecho a percibir por sus servicios rentas que no califiquen como rentas de primera, segunda o tercera categoría, de acuerdo con la Ley del Impuesto a la Renta.
   2. Se encuentren incorporadas como asegurados regulares al Régimen Contributivo de la Seguridad Social en Salud por mandato de una ley especial por las que existe obligación de realizar aportaciones de salud.
5. Prestador de servicios - modalidad formativa: Persona natural que presta servicios bajo alguna de las modalidades formativas reguladas por la Ley N° 28518 o cualquier otra ley especial.
6. Personal de terceros: trabajador o prestador de servicios, que sea destacado o desplazado para prestar servicios en los centros de trabajo, establecimientos, unidades productivas u organización laboral de otro empleador, independientemente del hecho de que ambos mantengan un vínculo jurídico.
7. Derechohabiente: Son derechohabientes aquellos definidos como tales en el artículo 3° de la Ley N° 26790, que aprueba la Ley de Modernización de la Seguridad Social en Salud y normas modificatorias.
8. Planilla Electrónica: Es el documento llevado a través de medios electrónicos, presentado mensualmente a través del medio informático desarrollado por la SUNAT, en el que se encuentra registrada la información de los trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios, prestador de servicios - modalidad formativa, personal de terceros y derechohabientes.

Cuando se mencionen artículos o disposiciones sin señalar la norma a la que corresponden, la mención se entenderá referida a los del presente Decreto Supremo.

Artículo 2°.- Ámbito de aplicación

Se encuentran obligados a llevar la Planilla Electrónica y presentarla ante el MTPE, los Empleadores que cumplan con alguno de los siguientes supuestos:

1. Cuenten con más de tres (3) trabajadores.
2. Cuenten con uno (1) o más prestadores de servicios y/o personal de terceros.
3. Cuenten con uno (1) o más trabajadores o pensionistas que sean asegurados obligatorios del Sistema Nacional de Pensiones.
4. Cuando estén obligados a efectuar alguna retención del Impuesto a la Renta de cuarta o quinta categoría.
5. Tengan a su cargo uno (1) o más artistas, de acuerdo con lo previsto en la Ley N° 28131.
6. Hubieran contratado los servicios de una Entidad Prestadora de Salud - EPS u otorguen servicios propios de salud conforme lo dispuesto en la Ley N° 26790, normas reglamentarias y complementarias.
7. Hubieran suscrito con el Seguro Social de Salud - EsSalud un contrato por Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo.
8. Gocen de estabilidad jurídica y/o tributaria.
9. Cuenten con uno (1) o más prestadores de servicios - modalidad formativa.

A tal efecto, la Planilla Electrónica se considera presentada ante el MTPE en la fecha en que los empleadores envíen a través del medio informático la Planilla Electrónica a la SUNAT.

Mediante Resolución de Superintendencia, la SUNAT podrá modificar y/o ampliar el universo de obligados a llevar la Planilla Electrónica.

Artículo 3°.- Del encargo de gestión a la SUNAT

Encárguese a la SUNAT recibir la Planilla Electrónica a ser remitida a través de medios electrónicos por parte de los empleadores. A tal efecto, la SUNAT podrá emitir normas que regulen la forma y condiciones del soporte electrónico de dicha planilla, así como las de su envío.

Una vez efectuado el envío de la Planilla Electrónica a la SUNAT, esta entidad pondrá a disposición del MTPE dicho documento de acuerdo a un procedimiento que será regulado mediante Resolución Ministerial de dicho Ministerio.

Artículo 4°.- Contenido de la Planilla Electrónica

La Planilla Electrónica contendrá la información establecida mediante la Resolución Ministerial del MTPE que se expida con posterioridad a la vigencia del presente dispositivo.

Las modificaciones posteriores de la información establecida conforme lo dispuesto en el primer párrafo del presente artículo, serán efectuadas por la SUNAT, a partir de octubre de 2007, mediante Resolución de Superintendencia.

La presentación mensual de la Planilla Electrónica que se realice ante SUNAT debe contener la información correspondiente al mes calendario precedente a aquél en que vence el plazo para dicha presentación según el cronograma que establezca la SUNAT según lo señalado en el artículo 5°. Las remuneraciones e ingresos declarados en la planilla deben ser los efectivamente pagados al trabajador o prestador de servicios; las remuneraciones o ingresos devengados o generados pero no pagados sólo se registran cuando expresamente esté permitido en la Planilla Electrónica.

Si con respecto a la información correspondiente a la que alude el párrafo anterior, el Empleador utiliza una fecha de inicio y cierre mensual de la Planilla Electrónica distinta al primer y último día de dicho mes:

1. La referida información se atribuirá al mes calendario precedente a aquél en que vence el plazo para dicha presentación siempre que la fecha de cierre corresponda al mismo.
2. El plazo entre la fecha de inicio y cierre mensual de la Planilla Electrónica que utilice el Empleador no podrá exceder de 31 días calendario.

Artículo 5°.- Cronograma de presentación de la Planilla Electrónica

Mediante Resolución de Superintendencia la SUNAT establecerá el cronograma de presentación de la Planilla Electrónica.

Artículo 6°.- De la provisión de información a entidades por parte del MTPE

El MTPE podrá emitir disposiciones o celebrar convenios con entidades estatales u organizaciones a fin de proveer la información incluida en la Planilla Electrónica, siempre que no se vulneren las excepciones reguladas en el Texto Único Ordenado de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobado mediante Decreto Supremo N° 043-2003-PCM.

Artículo 7°.- Refrendo

El presente Decreto Supremo es refrendado por la Ministra de Trabajo y Promoción del Empleo.

DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA DEROGATORIA

Única.- Derogación

Deróguese el Decreto Supremo N° 015-2005-TR y normas modificatorias.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES

Primera.- Vigencia de la obligación

El presente Decreto Supremo entra en vigencia al día siguiente de su publicación, salvo lo dispuesto en el artículo 2°, la Segunda y Sexta Disposiciones Complementarias Finales, que entran en vigencia el 1 de enero de 2008.

Segunda.- Vigencia del Decreto Supremo N° 001-98-TR

El Decreto Supremo N° 001-98-TR mantiene su vigencia respecto de:

1. Las disposiciones referidas a planillas en el caso de los Empleadores no incluidos dentro del artículo 2° del presente Decreto Supremo, y que cuentan con por lo menos un trabajador sujeto al régimen laboral de la actividad privada.

   Si los Empleadores a que se refiere el párrafo anterior hubieran optado por llevar la Planilla Electrónica, se encontrarán obligados a seguir llevando y presentando este último registro.

2. Las disposiciones referidas al pago de la remuneración, entrega y conservación de las boleta de pago para todos los Empleadores que cuenten con trabajadores sujetos al régimen laboral de la actividad privada.

Tercera.- Boleta de pago digital

Mediante Resolución Ministerial del Sector Trabajo y Promoción del Empleo se regulará las condiciones para la entrega de la boleta de pago a la que se refiere el artículo 19° del Decreto Supremo N° 001-98-TR por medios electrónicos, por aquellos empleadores que voluntariamente decidan optar por dicho sistema.

Cuarta.- Normas aplicables a los trabajadores del hogar

En el caso de los Empleadores de trabajadores del hogar no existe obligación de llevar la Planilla Electrónica a que se refiere el presente Decreto Supremo. Los trabajadores del hogar deberán extender la constancia de los pagos que reciben según las normas que regulan la materia.

Quinta.- Normas Complementarias

Mediante Resolución Ministerial el MTPE podrá emitir las normas complementarias que resulten necesarias para la mejor aplicación del presente Decreto Supremo, salvo en aquellos temas delegados a la SUNAT.

Sexta.- Del Libro Especial de Beneficiarios  de Modalidades Formativas Laborales

La obligación establecida en el artículo 48° de la Ley N° 28518, en la parte referida a la inscripción de los beneficiarios de las diferentes modalidades formativas mediante un libro especial y la autorización de éste por el MTPE, se considera cumplida con la presentación de la Planilla Electrónica de acuerdo a lo dispuesto en el presente Decreto Supremo.

DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA TRANSITORIA

Primera.- De la publicación del medio informático

A partir del mes de septiembre del año 2007, se publicará en el portal de la SUNAT el medio informático a través del cual se presentará la Planilla Electrónica.

Segunda.- Del Cierre de las Planillas

Los Empleadores obligados a llevar la Planilla Electrónica, conforme al artículo 2° del presente Decreto Supremo, deberán cerrar las planillas llevadas de acuerdo al Decreto Supremo N° 001-98-TR mediante comunicación a la Autoridad Administrativa de Trabajo, debiendo adjuntar copia de la última planilla utilizada indicando que el cierre se produce por el inicio del llevado de la Planilla Electrónica.

El cierre de planillas a que se refiere la presente disposición no afecta la obligación de conservación de planillas y boletas de pago regulada en el artículo 21° del Decreto Supremo N° 001-98-TR.

Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veintisiete días del mes de agosto del año dos mil siete.

ALAN GARCÍA PÉREZ Presidente Constitucional de la República

SUSANA PINILLA CISNEROS Ministra de Trabajo y Promoción del Empleo

DECRETO SUPREMO N° 018-2007-TR