La Imperiosa Necesidad de toda Entidad Pública de Establecer y Aprobar una Política Institucional y de Procedimientos de Trabajo, para una Mejor Gestión Administrativa
El desarrollo y aplicación de estos dos conceptos representa para un Organismo cualquiera, la seguridad en un porcentaje muy alto, que sus programas y metas concebidas en su creación, serán cumplidos.
Al analizar estos temas nos damos cuenta que, la gestión administrativa de las Entidades se mueven en base a las normas o leyes aprobadas para los Sistemas Administrativos por Ley N° 29158 art. 46° que marcan, la gestión de cada uno de ellos.
Esto se ve claramente en los Sistemas que son más ligados a la Administración General de una Entidad como, Recursos Humanos, Tesorería, Contabilidad y Abastecimientos que por su complejidad necesitan, de manuales guías que parten de las normas o leyes que se aprueban para éstos sistemas, que faciliten la comprensión y aplicación al detalle de lo que establece la ley. como vamos a observar en la definición de cada título.
POLÍTICA INSTITUCIONAL
Que es la actitud o expresión de la Autoridad competente de un Organismo que asume, la responsabilidad de conducción del mismo, bajo los parámetros de las normas y leyes aprobadas para éstos menesteres; haciéndolas más comprensibles o de fácil aplicación, mediante directivas que emita para el efecto.
Por ejemplo.- Se lee en muchas Entidades lo siguiente:
- Reclamos en la ventanilla 01-182
- Las solicitudes del personal que laboran en la Institución Ventanilla-05;
Estando sujetos todos éstos pasos u otros , a las directivas que se den internamente en cualquier Institución, como medio de orientar las formas de atención al interesado de cualquier pedido y al personal como medio de comprensión de las leyes que se deben aplicar en los procesos que atienden diariamente.
Esto es, lo razonable y organizado que debe pensar una Autoridad, desmenuzando las metas y programas que tiene que cumplir su Institución y traducirlas en procesos que tienen que practicar el personal de la misma según las leyes de creación y de administración contenidas en las Directivas que se formulen; agregando, otras referentes a seguridad, protocolos Internacionales o del gobierno de turno que también son tan importantes que necesitan de directivas especiales por los efectos que pudieran ocasionar.
Actualmente, en infinidad de Entidades que no aplican su protocolo interno (Política Interna de la Autoridad competente sancionada mediante Directivas), les está ocasionando problemas graves a las Autoridades (Falta de supervisión de cumplimiento de las mismas) en Salud, Educación y otros Ministerios que han estado comprometidos en supuestos abusos de autoridad o de atención al ciudadano (Igual sucede en los Municipios y Gobiernos Regionales).
Por lo tanto, es imprescindible no solamente establecer la política Institucional mediante Directivas que se cumplan; sino, supervisar constantemente la aplicación de las mismas, en favor del público que acude a ella por diversas necesidades o razones y de la misma Autoridad que se puede ver envuelta en problemas no deseados
PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
Admitamos, que son las formas, procesos, instructivos, guía detallada que describen los manuales formulados por una Entidad, para cumplir con las funciones administrativas asignadas a un trabajador, haciéndolas de fácil aplicación y de acuerdo a ley; convirtiéndose, en tantos Manuales Normativos como obligaciones funcionales y administrativas tenga una Organización.
La ley N° 27444 de Procedimientos Administrativos, contempla dentro de su aprobación, los conceptos arriba mencionados y el ámbito de aplicación (Art. I); estableciendo el contenido, la finalidad y los principios en que se basan los procedimientos que se aprueben como régimen jurídico (Título I) de los actos administrativos que según el art. 37º, todas las Entidades del Sector Público deben elaborar y gestionar, para la aprobación de su Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA), el cual debe contener, todos los procedimientos que involucra los efectos de su creación; es decir, las funciones que asumió desde ese momento, siendo aprobado por Decreto Supremo y publicada en el diario oficial El Peruano.
La actividad de control del TUPA la fija el art. 228-A de la ley que representa, la parte más importante de fiscalización que verifica, el cumplimiento de todos los procedimientos en cualquier fase; determinando, lo que procede o no en la acción tomada por los funcionarios o trabajadores de la Entidad o los Administrados; produciéndose en éste momento, el pronunciamiento de la parte fiscalizadora para determinar la acción a tomar según los resultados de la misma y de acuerdo a ley. El no hacerlo, representaría un caos para la misma (Lo vemos a cada momento).
CONCLUSIÓN:
Por las razones arriba expuestas para los conceptos de Política Institucional y Manuales de Procedimientos es necesario, que las Autoridades, Asesores y profesionales de primer nivel a cargo de cualquier Entidad del Estado, tomen nota del presente informe, que los salvará más adelante de cualquier problema que se pueda presentar en atenciones, trámites administrativos, o cualquier acción de función que corresponda a la Entidad a su cargo y acabar en graves responsabilidades de cualquier tipo.
La Imperiosa Necesidad de toda Entidad Pública de Establecer y Aprobar una Política Institucional y de Procedimientos de Trabajo, para una Mejor Gestión Administrativa
