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Categoría: Administración de Personal en el Estado Peruano

MANUAL VIRTUAL: REGISTRO DE PERSONAL

CAPÍTULO I

FINALIDAD

  1. Normar en la institución el proceso de recolección de datos y documentos personales de sus funcionarios y servidores tanto activos como cesantes, necesarios para su identificación y utilización por los niveles de decisión; y formulación del escalafón respectivo de la entidad.

    Referencia:

    ÁMBITO DE APLICACIÓN

  2. El registro de personal es aplicable en todos los órganos y áreas de la entidad.

    Referencia:

    BASE LEGAL

  3. Se sustenta en las siguientes normas legales vigentes:
    1. Decreto Ley N° 11377 Estatuto y Escalafón del Servicio Civil del 29-05-1950, artículo 40° y 44°.
    2. Decreto Supremo N° 522 Reglamento del Estatuto y Escalafón del Servicio Civil del 26-07-1950, artículo 46° y 50° al 58°.
    3. Resolución Jefatural N° 052-80-INAP-DNP Normas Generales del Sistema de Personal del 21-03-1980, Norma IV (Referencial: Derogado tácitamente por resultar incompatibles con normas emitidas con posterioridad. Ver Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 049-2010-SERVIR/PE).
    4. Decreto Supremo N° 018-85-PCM del 28-02-1985, artículo 24° (Derogado por D.S. N° 009-2010-PCM del 17-01-2010 - Reglamento del D.L. N° 1025) y Decreto Supremo N° 005-90-PCM del 15-01-1990, artículo 86° al 96°. Reglamento Inicial y General, respectivamente del D.L. N° 276.
    5. Decreto Supremo N° 022-90-PCM del 07-03-1990, Anexo 2 y 2A.
    6. Decreto Supremo N° 017-96-PCM del 07-03-1996.
    7. Resolución Contraloría N° 123-2000-CG del 23-06-2000, ítem 700-10 inc.1 y 2; y 700-03 inc. 06.
    8. Decreto Supremo N° 019-2002-PCM del 07-03-2002.
    9. Resolución Contraloría N° 320-2006-CG del 30-10-06, Aplicación III Numeral 4.6.
    10. Decreto Supremo N° 089-2006-PCM Reglamento para el Funcionamiento, Actualización y Consulta de la Información en el Registro Nacional de Sanciones, de Destitución y Despido – RNSDD del 14-12-2006 (Pub. el 15-12-2006), artículo 5°.
    11. Decreto Supremo N° 007-2010-PCM del 14-01-2010 Texto Único Ordenado de la Normativa del Servicio Civil.

CAPÍTULO II

RECOPILACIÓN DE DATOS Y DOCUMENTOS PERSONALES

  1. La oficina de personal solicitará de cada servidor nombrado o contratado los siguientes datos:
    • Domicilio legal: Distrito, urbanización, N° de interior, teléfono.
    • Apellidos y nombres.
    • Fecha de nacimiento: Lugar, provincia y departamento.
    • Cargo que desempeña y capacitación recibida.
    • Número de DNI.
    • Número de carnet de ESSALUD.
    • Estado civil.
    • Nombre del cónyuge.
    • Nombre de los padres.
    • Nombre de los hijos y edad (fecha de nacimiento).
    • Entidad donde trabaja.
    • Estudios realizados: Primaria, Secundaria, superior.
    • Titulo técnico o profesional.
    • Fecha de ingreso a la administración pública y cargos desempeñados.
    • Fecha de ingreso a la entidad.
    • Otros centros de labores anteriores y cargos desempeñados.
    • Fecha de término de la relación laboral y causa.

    Referencia:

  2. Así mismo la oficina de personal solicitará, la entrega de tres (03) fotografías de frente tamaño carnet, para la ficha personal, el escalafón y el carnet de la entidad.
  3. Esta entrega de datos del servidor, será renovada, por el interesado, cada vez que se produzca algún cambio de los datos registrados por la oficina de personal, bajo responsabilidad.

    Referencia:

  4. El servidor entregará a la oficina de personal los documentos personales siguientes:
    • Certificado  de la Policía Nacional.
    • Certificado de antecedentes penales.
    • Certificado domiciliario.
    • Certificado de salud.
    • Certificado de estudios y titulo profesional o técnico, legalizados ante Notario Público; diplomas, post-grado, capacitación en general.
    • Partida de nacimiento.
    • Partida de matrimonio civil y de nacimiento de los hijos.
    • Declaración de bienes y rentas.
    • Declaración Jurada sobre haber laborado en otra entidad del estado, motivo de su retiro, su formación y capacitación; y si cuenta con parientes hasta el cuarto grado de afinidad y segundo de consanguinidad en el estado.

    Referencia:

  5. Si hubiere laborado el trabajador antes en la administración pública, se solicitará a la entidad correspondiente, el legajo personal.
  6. Todos los servidores tiene la obligación de aportar a la institución los datos y documentos personales que se consignan en los numerales precedentes, bajo responsabilidad y sanciones a que hubiere lugar.
  7. La oficina de personal, queda encargada de verificar los datos y documentación presentada por los trabajadores, con el fin de evitar el registro o archivamiento de información errónea o alterada, para asegurar la veracidad de los informes de que ellos surja; según necesidad del servicio.

    Referencia:

CAPÍTULO III

FICHA PERSONAL

  1. Con los datos obtenidos de aplicar el numeral 4 del Capitulo II, se deberá aperturar a cada trabajador una ficha personal que contendrá los datos que se detallan en el Anexo N° 1.
  2. Este documento tiene el carácter de oficial y confidencial; y concentra los datos holográficos, curriculares y del servicio. Va inserto al legajo personal y proporciona información administrativa.

    Referencia:

    CARNET DE IDENTIDAD

  3. La oficina de personal confeccionará los carnets de identidad de los trabajadores, con los datos que figuran en la ficha personal; el cual llevará pegada una fotografía del servidor y será firmado por el jefe de la oficina de personal. Este documento oficial lo acredita como servidor de la institución.
  4. El carnet de identificación será entregado al trabajador bajo cargo firmado a su ingreso y será requerido por la entidad a su retiro, por cualquier motivo de la institución.

    Referencia:

    LEGAJO PERSONAL

  5. Con los documentos de cada trabajador, recopilados según el numeral 7 del Capitulo II, se formará la ficha personal (legajo personal) de cada servidor que tendrá carácter oficial y confidencial.
  6. En los casos del personal contratados, bastará con los datos y documentos curriculares solicitados en los numerales. 4 y 7,  para formar la ficha personal de cada servidor.
  7. Para los trabajadores nombrados o de carrera administrativa, el legajo personal tendrá la siguiente estructura:

    Una carátula y una contratapa del mismo color y material con ocho (08) cartulinas delgadas que servirán para los separadores siguientes:

    1. Documentos Personales.- Donde irán archivados: Partida de nacimiento, certificados de salud, buena conducta, domiciliario, judicial, declaración de bienes y rentas.
    2. De Filiación Familiar.- Se archivarán: Partida de matrimonio civil, de nacimiento de cada uno de los hijos.
    3. De Estudios.- Certificados del último año de estudios de secundaria, de todos los años de superior, titulo profesional, técnico post-grado y capacitaciones debidamente legalizados por Notario Público.
    4. Del Servicio.- Resoluciones de: Nombramientos, promociones, encargos, destaques, reasignaciones, transferencias, designaciones, debidamente autentificados; y constancia de haberes y descuentos, etc.
    5. Del Otorgamiento de Remuneraciones Complementarias.- Personal, al cargo, movilidad, refrigerio, subsidio familiar, gratificación de 25 o 30 años de servicios, compensación por tiempo de servicios, indemnizaciones.
    6. De Méritos.- Felicitaciones, condecoraciones, becas.
    7. De Deméritos.- Amonestaciones, suspensiones, multas, cese temporal, destitución.
    8. Asistencia y Evaluación Laboral.- Licencias, permisos, récord anual de asistencia. Resultado de la evaluación laboral y funcional bimestral.

    Referencia:

CAPÍTULO IV

UTILIZACIÓN

  1. El legajo personal y datos de la ficha de personal que va inserta a la ficha personal, será utilizada para lo siguiente:
    1. Para dar informes reservados del servidor a la comisión de procesos administrativos, de concurso, de ascensos o alta dirección a su solicitud.
    2. Para formular informes administrativos en caso de otorgamiento de subsidio familiar, remuneraciones personales al cargo, reconocimiento de tiempo de servicios, ceses, pensiones, gratificaciones por 25 o 30 años de servicios y nuevas compensaciones que determine el gobierno mediante resoluciones supremas o decretos.
    3. Para informes oficiales en caso de destaques, permutas, reasignaciones, transferencias; licencias, capacitación, becas, etc.
  2. El legajo personal puede ser entregado en forma confidencial a pedido de los niveles superiores y comisiones de diversos procesos que requieran del mismo, previo cargo y bajo responsabilidad.
  3. El legajo personal, puede ser derivada su custodia a otra entidad, en caso de reasignación o transferencia del servidor.

    ARCHIVO

  4. La custodia y archivo de los legajos personales, está a cargo de la unidad de escalafón (oficina de personal).
  5. Será ordenado el archivo de éstos files personales (gavetas, archivadores, etc.) conforme la clasificación organizacional que adopte cada área componente de la entidad, para una fácil identificación de los mismos y al numeral 17 del Capitulo III.
  6. Por su carácter altamente confidencial, la persona o personas autorizadas para su custodia y manejo, están impedidas de dar declaraciones respecto al contenido de las mismas sin autorización previa, bajo responsabilidad.
  7. A este archivo, están impedidas al acceso e ingreso de cualquier trabajador o funcionario, que no tenga la autorización debida para ello; debiendo la persona encargada de este archivo, informar al respecto.

    Referencia:

CAPÍTULO V

DE LOS CUADROS ESTADÍSTICOS

  1. La unidad de escalafón de la oficina de personal, deberá elaborar los cuadros estadísticos de personal de la entidad, en base al cuadro del presupuesto analítico de personal aprobado y a la ficha personal de cada servidor.
  2. Estos cuadros estadísticos, mostrarán a nivel de cada oficina y área operacional, los cuadros de personal con sus cargos e identidad de cada servidor; incluyendo años de servicio y experiencia en el cargo, para que sirva de informe en una reestructuración, racionalización o actualización organizacional.
  3. Se formularán, tantas veces como variantes haya en los datos contenidos desde la formulación del primer cuadro.

    Referencia:

    ESCALAFÓN

  4. Se organizará el escalafón por grupos ocupacionales, nivel y categoría, aprobadas en el presupuesto analítico de la institución (personal nombrado).
  5. Deberá remitirse a cada oficina donde labora el servidor, una copia de escalafón, autorizada por los niveles superiores (titular de pliego o director de personal).
  6. El escalafón contendrá:
    1. Número de registro en el escalafón (según cuadro estadístico).
    2. Nombres y apellidos completos.
    3. Fecha de nacimiento.
    4. Estado civil.
    5. Tiempo de servicios.
    6. Fecha de último nombramiento.
    7. Tiempo de servicios reconocidos.
    8. Nombre de la oficina donde el empleado presta sus servicios.
    9. Cargo que desempeña (nivel, categoría y grupo ocupacional).

    Se agruparán por categorías y en estricto orden de antigüedad.

    Nota.- Adecuar en lo que sea posible al artículo 92°, 93° y el 96° del D.S. N° 005-90-PCM y Anexos 2 y 2A del D.S. N° 022-90-PCM.

    Referencia:

CAPÍTULO VI

SANCIONES

  1. Los trabajadores que incumplan con la entrega de datos y documentos, según numerales 4 y 7 del Capitulo II y en las fechas que señale la oficina de personal para dicho requerimiento, les será suspendido el pago de haberes, hasta su regularización; salvo que sustenten que están en trámite de obtención.
  2. Los servidores que sin mediar razón alguna, reincidieran a pesar de otorgarles nuevos plazos para éstos compromisos, en no hacer entrega de datos y documentos personales, serán sancionados con una suspensión de uno (01) a tres (03) días sin goce de haber.
  3. Los servidores que a pesar de la sanción anterior incumplieran con dicha acción, o presentaran documentos dolosos, debidamente comprobados o alteración de datos, serán sancionados de cuatro (04) a diez (10) días de suspensión sin goce de haber, según la falta; o en su caso, según la trascendencia de la misma, dará lugar a la acción judicial correspondiente.
  4. Si se excedieran de los últimos plazos, y reincidieran en la presentación de documentos falsos y/o datos alterados, pasará lo actuado a la comisión de procesos administrativos, para una sanción mayor o destitución del trabajador, según lo acuerde la mencionada comisión.

    Referencia:

    RESPONSABILIDADES

  5. La oficina de personal es responsable de la aplicación y difusión del Registro de Peronal, y la oficina de control de supervisar su cumplimiento.

    Referencia:

ANEXO N° 1 FICHA PERSONAL

FICHA PERSONAL

*La documentación básica que se adjuntará a la ficha personal es como sigue:

  1. Partida de nacimiento, certificado de estudios del último año en original o copia legalizada;
  2. Fotocopia autentificada del titulo o diploma, si es que posee;
  3. Copias autentificadas de todas las resoluciones que acredite;
  4. Tres (03) fotografías a tamaño carnet.
I. DATOS PERSONALES
Cargo que Desempeña  
Régimen Laboral  
Fecha de Ingreso  
Área Donde Labora  
Apellidos y Nombres  
Domicilio Legal  
Fecha de Nacimiento  
Lugar, Provincia y Departamento  
DNI N°  
Estado Civil   Nombres del Cónyuge  
Nombres de los Padres  
Nombres de los Hijos  
II. ESTUDIOS REALIZADOS
Educación Primaria  
Educación Secundaria  
Titulo Profesional  
Centro Superior de Estudios  
Otros Titulos o Diplomas  
Capacitaciones Recibidas  
Especialidad Según Experiencia  
III. RESOLUCIONES DE NOMBRAMIENTO O RETIRO
    Fecha      
Órgano que Expide N° de Resolución Año Mes Día Cargo o Grupo Ocupacional Centro de Trabajo Provincia
               
               
               
               
               
               
               
               
               
IV. CENTRO DE TRABAJO ANTERIOR Y CARGOS DESEMPEÑADOS
Centro de Trabajo Cargo
   
   
   
   
   
V. ACTIVIDADES EXTERNAS QUE REALIZA
1.-  
2.-  
3.-  
VI. FECHA DE TÉRMINO DE RELACIÓN LABORAL Y CAUSA
Fecha Motivo
   
 
Lugar y Fecha  

__________________________ Firma

Nota: El servidor nombrado y contratado, deberá presentar por única vez, los requisitos exigidos en la presente ficha personal.